Mises à jour du Comité des brevets – Reprise de la correspondance sur les brevets de l’OPIC

14 novembre, 2024

Mises à jour du Comité des brevets – Reprise de la correspondance sur les brevets de l’OPIC

Les membres du Sous-comité de pratique en brevets (SCPB) de l’Institut de la propriété intellectuelle du Canada (IPIC) ont tenu leur réunion régulière avec des représentants de la Direction des brevets de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) le 12 novembre 2024.

Voici un résumé des mises à jour concernant le système Brevets de prochaine génération (BPG)/MonOPIC Brevets, comme elles ont été discutées. L’OPIC fournira les notes détaillées de la réunion dans quelques mois, lesquelles seront publiées ici.

La dernière feuille de route est disponible ici.

Envoi de la correspondance par l’OPIC : Un problème technique touche toujours la capacité de l’OPIC à envoyer la correspondance de l’« hôte » (c.-à-d. la correspondance automatisée). Cela englobe toutes les lettres qui ne sont pas personnalisées, notamment les certificats de dépôt et les accusés de réception d’entrée dans la phase nationale, les avis de non-paiement des taxes pour le maintien en état, les certificats d’enregistrement ou d’inscription, et les avis d’acceptation. Une correction pour ce problème technique sera mise en œuvre le 27 novembre, après quoi la priorité sera accordée à l’envoi des certificats de dépôt et aux accusés de réception d’entrée dans la phase nationale, puis à l’envoi des avis d’acceptation peu de temps après. Bien qu’aucun avis d’acceptation ne sera pas envoyé avant la mise à jour du 27 novembre, certains avis d’acceptation conditionnelle peuvent être envoyés avant le 27 novembre, car il s’agit d’une correspondance personnalisée, et non une correspondance automatisée de l’« hôte ». Enfin, à l’avenir, toute correspondance automatisée ou de l’hôte sera maintenant disponible dans la Base de données sur les brevets canadiens (BDBC).

Retard dans le traitement de la correspondance entrante : Tout ce qui est soumis au moyen de MonOPIC Brevets est directement intégré dans le système principal de l’OPIC et est (ou devrait être) traité en temps opportun. Environ 60 % des demandes sont maintenant traitées au moyen de MonOPIC Brevets. Pour tout ce qui est soumis de la manière traditionnelle (p. ex., au moyen de « Correspondance générale » en ligne), il y a un arriéré qui doit être manuellement traité. L’OPIC a indiqué que de bons progrès ont été réalisés dans le traitement de l’arriéré. L’OPIC croit que le traitement de la correspondance entrante devrait revenir à la normale avant la fin de l’année. L’OPIC ne traite pas la correspondance entrante uniquement dans l’ordre chronologique, mais applique plutôt un système de priorité. L’OPIC n’a fourni aucune explication détaillée, mais a indiqué oralement que : (1) les nouvelles demandes déposées, les requêtes de poursuite de l’examen (RPE), et les nominations et révocations d’agents sont traitées avec une priorité plus élevée (plus rapidement); (2) les requêtes d’examen, les présentations volontaires d’art antérieur, les demandes d’enregistrement de documents, les demandes d’inscription de transferts et les demandes d’inscription de changements de nom sont traitées avec une priorité moindre (plus lentement).

Corrections de données, abandons et rétablissements dans la BDBC : Des corrections sont actuellement apportées dans la BDBC, notamment pour corriger le statut de toute demande de brevet incorrectement inscrite comme abandonnée en raison d’un retard dans le traitement de la correspondance entrante. La date prévue d’achèvement est en décembre ou en janvier. En janvier, une fois toutes les corrections apportées dans la BDBC et l’arriéré traité, l’OPIC reprendra l’envoi des avis de renonciation de courtoisie. L’OPIC ne souhaite pas envoyer les avis d’abandon tant que le statut n’est pas corrigé pour toutes les demandes de brevet, de sorte que les avis d’abandon ne soient envoyés que pour les demandes réellement abandonnées. Si un avis d’abandon a été précédemment envoyé par erreur, une lettre retirant l’avis d’abandon sera envoyée en temps voulu. Il y a également une suspension de l’envoi de toute lettre d’intention de refus jusqu’en janvier, car ces lettres font partie des processus d’abandon, lesquels reprendront en janvier. Les refus définitifs dans les cas relatifs à la diligence requise reprendront cette semaine.

Désaffectation de « Correspondance générale » : Il n’y a aucun plan immédiat pour supprimer la capacité de déposer la correspondance relative aux brevets en ligne de la manière traditionnelle au moyen de « Correspondance générale ». Une fois que MonOPIC Brevets sera pleinement mis en œuvre, l’OPIC envisagera de supprimer la possibilité de déposer la correspondance relative aux brevets au moyen de « Correspondance générale », en consultant d’abord le Comité des brevets de l’IPIC. Cependant, « Correspondance générale » restera disponible pour le dépôt des observations relatives aux demandes de brevet international en vertu du Traité de coopération en matière de brevets (PCT).

Délivrance des brevets : L’OPIC délivre environ 150 à 160 brevets chaque mardi, et ce volume va augmenter. Nous comprenons que les brevets délivrés sont principalement encore délivrés à l’égard des demandes pour lesquelles la taxe finale a été payée avant le lancement du système BPG/MonOPIC Brevets au début de juillet.

Nouveaux types de correspondance : Les membres ont peut-être récemment reçu une correspondance comme des lettres de reconnaissance de la priorité, qui n’existaient pas avant le lancement du système BPG. L’OPIC a confirmé que de nouveaux types de correspondance ont été introduits avec le système BPG, bien qu’une liste complète n’ait pas été fournie pour le moment. Cependant, l’OPIC s’efforcera de fournir plus de détails sur ces nouvelles lettres, comme les délais de réception et quand faire un suivi si elles ne sont pas reçues. Les lettres de reconnaissance de la priorité sont une correspondance personnalisée non générée par l’« hôte », ce qui explique pourquoi elles sont envoyées correctement à l’heure actuelle.

Améliorations futures : L’OPIC met l’accent sur la stabilisation, la correction des données, la reprise de l’envoi de toute correspondance sortante et le retour aux normes de service habituelles pour le traitement de la correspondance entrante. Par conséquent, l’OPIC n’était pas encore prêt à discuter des échéanciers possibles pour les améliorations futures (comme l’ajout d’un champ « date prévue de la délivrance » dans la BDBC).

Établir des liens avec les membres : L’OPIC a indiqué qu’il communiquera personnellement avec certaines personnes et entreprises qui présentent un faible taux d’adoption du système MonOPIC Brevets ou qui ont déclaré un grand nombre de problèmes.

Formation : Les membres du Comité des brevets de l’IPIC ont suggéré que l’OPIC crée des vidéos de formation qui couvrent les situations difficiles auxquelles les utilisateurs de MonOPIC Brevets sont couramment confrontés, comme comment déposer plusieurs observations à l’égard d’une demande au moyen de MonOPIC Brevets.

Autres réunions avec l’IPIC : L’OPIC s’est engagé à rencontrer les membres du Comité des brevets au début de décembre pour leur fournir une mise à jour supplémentaire sur le système BPG/MonOPIC Brevets.

01 novembre, 2024

En juillet, l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) a mis hors service Techsource et a lancé son nouveau système informatique de brevets « Brevets de nouvelle génération (BNG) ». Le système frontal s’appelle « MonOPIC Brevets ». MonOPIC Brevets est disponible pour déposer des soumissions auprès de l’OPIC, avec l’ancienne soumission en ligne « Correspondance générale » et le courrier par télécopieur ou physique.

Le lancement de BNG et de MonOPIC Brevets continue d’avoir une importante incidence sur les praticiens en brevets. Notamment, de nombreux types de correspondance courante ne sont toujours pas envoyés par l’OPIC, et un important retard persiste dans le traitement des soumissions déposées par les agents.

Les membres du Comité des brevets de l’OPIC ont régulièrement rencontré les responsables de la Direction des brevets, et la prochaine réunion est prévue le 12 novembre. Outre l’expression de frustration concernant le déploiement et la défense de questions précises (voir ci-dessous), le Comité des brevets a souligné la nécessité d’une communication régulière et transparente de l’OPIC. Maintenant, l’OPIC fournit des renseignements par les moyens suivants :

• Liste de diffusion : Inscrivez-vous ici (sous « Nouvelles sur les brevets canadiens ») pour recevoir un courriel hebdomadaire de l’OPIC sur les progrès.
• Site Web : Une feuille de route pour rester informé se trouve ici.
• Problèmes et solutions de rechange : Pour signaler un problème technique ou un bogue avec leur système, allez ici. Pour consulter une liste des problèmes connus et des solutions de rechange, allez ici.
• Aide : Certains praticiens ont signalé que le Centre de service à la clientèle (coordonnées ici) est une bonne ressource pour traiter certains problèmes liés aux demandes de brevet individuelles. L’OPIC a confirmé que c’est là où ils concentrent leurs ressources de soutien.

Les mises à jour suivantes concernent quelques problèmes précis importants :

Émission de correspondance par l’OPIC :  Seul un nombre réduit de correspondances « hôtes » (c’est-à-dire automatisées) a été envoyé depuis la mise en ligne du nouveau système en juillet. Cela englobe toutes les lettres non personnalisées, par exemple les certificats de dépôt et les accusés de réception d’entrée en phase nationale, les avis de non-paiement des taxes pour le maintien en état, les certificats d’enregistrement ou de consignation, et les avis d’acceptation. La reprise de cette correspondance a été un objectif mobile pour l’OPIC, sans engagement à une date précise. Notre compréhension est qu’il y a un bogue technique qui touche leur capacité à émettre cette correspondance avec confiance. Une fois qu’il commencera l’émission, l’OPIC a assuré au Comité des brevets que la correspondance sera augmentée progressivement et émise sur une période raisonnable, plutôt que tout à la fois, en comprenant qu’il serait contraignant et déraisonnable pour les agents de recevoir plusieurs mois de correspondance en une seule fois.

Retard dans le traitement de la correspondance entrante : Tout ce qui est soumis au moyen de MonOPIC Brevets est directement intégré dans le système principal de l’OPIC et est (ou devrait être) traité en temps opportun. Toutefois, à l’exception des demandes d’entrée en phase nationale, les praticiens n’ont pu soumettre qu’au moyen de MonOPIC Brevets depuis le 1er octobre. Aussi, MonOPIC Brevets est encore en cours de stabilisation et peut parfois présenter des problèmes techniques. Pour tout ce qui est soumis de la manière traditionnelle (par exemple, au moyen de « Correspondance générale » en ligne), cela s’accumule dans un arriéré important. Essentiellement, le personnel de l’OPIC doit passer en revue ces soumissions une par une et les « reproduire » dans MonOPIC Brevets. L’OPIC trie et priorise certains types de correspondance. Le Comité des brevets a demandé à voir leur priorisation, mais elle n’a pas encore été fournie. Dans tous les cas, il y a encore des soumissions du début de l’été qui ne sont pas encore traitées. On encourage les praticiens à utiliser MonOPIC Brevets dans la mesure du possible. Il est actuellement utilisé pour environ 50 % de toutes les soumissions. MonOPIC Brevets émettra un accusé de réception (preuve de soumission), il enregistrera directement la correspondance dans le système principal, et évitera toute saisie manuelle ou erreur de la part du personnel de l’OPIC.

Statut d’abandon inexact dans la Base de données sur les brevets canadiens (BDBC) : En raison du retard de traitement mentionné ci-dessus, certaines demandes de brevet sont marquées comme « abandonnées » dans la Base de données des brevets canadiens (BDBC), même si l’action ou la réponse requise a été déposée en temps opportun. Le système de l’OPIC déclenche un statut d’abandon selon l’hypothèse que la soumission n’a pas été reçue en temps opportun, alors qu’elle l’a été, mais qu’elle est toujours en attente de traitement dans la file d’attente en retard. Le Comité des brevets a porté cette question à l’attention de l’OPIC, notant que les clients écrivent aux agents pour demander pourquoi leurs demandes sont abandonnées.  Pour aider à atténuer ce problème, l’OPIC a augmenté la « période de grâce » pour le traitement de la correspondance entrante afin de laisser plus de temps à l’OPIC pour traiter la correspondance avant que le système déclenche l’abandon. L’OPIC a également indiqué au Comité des brevets que chaque dossier sera corrigé une fois que la correspondance sera traitée.

Paiement des premières taxes pour le maintien en état après l’entrée en phase nationale : Pour une demande canadienne qui est une entrée en phase nationale en vertu du Traité de coopération en matière de brevets (PCT), les premières taxes de maintien en état sont dues deux ans après la date de dépôt PCT. Dans certains cas, cette échéance survient peu de temps après l’entrée en phase nationale au Canada. Un numéro de série de demande de brevet est requis pour payer ces taxes pour le maintien en état à l’aide de MonOPIC Brevets. Toutefois, si la demande d’entrée en phase nationale n’a pas été soumise au moyen de MonOPIC Brevets, aucun numéro de série n’est disponible tant que l’OPIC n’a pas délivré un accusé de réception de l’entrée en phase nationale. Jusqu’à présent, l’OPIC n’a délivré qu’un nombre réduit d’accusés de réception d’entrée en phase nationale. Le Comité des brevets a souligné à l’OPIC l’importance de délivrer rapidement les accusés de réception de l’entrée en phase nationale. Même si ce n’est pas idéal, en l’absence d’un numéro de série, les taxes de maintien en état peuvent toujours être payées par correspondance générale en mentionnant le numéro de série PCT. De plus, certains agents ont rapporté de manière anecdotique avoir réussi à trouver le numéro de série en effectuant une recherche dans le BDBC (ici) à l’aide des renseignements PCT, comme le numéro de série PCT.

Date prévue des octrois : Il n’y a plus de champ « date prévue de délivrance » dans la BDBC. Par conséquent, les praticiens n’ont pas la certitude quant à la date à laquelle un brevet sera accordé une fois que la taxe finale aura été payée. Le Comité des brevets a souligné l’importance de la délivrance rapide des brevets et la possibilité pour les brevetés et leurs agents de connaître à l’avance la date prévue d’octroi, p. ex., aux fins de l’inscription du brevet au Registre des brevets de Santé Canada ou aux fins du dépôt d’une demande divisionnaire. Il est prévu dans la feuille de route de l’OPIC de réintroduire le champ « date prévue de délivrance » sur dans le site Web de l’OPIC. Pour l’instant, les renseignements suivants sont publiés ici : « La date prévue de délivrance n’est pas disponible dans le nouveau système. L’octroi et la délivrance devraient avoir lieu environ quatre à six semaines après le traitement de la taxe finale et le changement de statut de la demande à « Préoctroi » dans la Base de données sur les brevets canadiens (BDBC). » Veuillez qu’en raison de la récente mise hors service de Gazette du Bureau des brevets (GBB), l’OPIC publie maintenant des listes de brevets récemment délivrés ici.

Le Comité des brevets continuera ses réunions régulières avec l’OPIC jusqu’à ce que le nouveau système soit stabilisé et que les problèmes urgents soient résolus.