Trucs et astuces pour préparer une plaidoirie virtuelle efficace
En tant qu'avocat junior spécialisé dans les litiges en matière de PI, je me pose plusieurs questions sur la définition d’un représentant efficace en ces temps « modernes. » Je fais partie de la première cohorte d’étudiants qui ont fait leurs premières armes entièrement dans des emplois d’été ou à titre de stagiaires pendant la pandémie de COVID-19. Par conséquent, mon expérience juridique est parsemée de rajustements constants. J'ai observé l'incroyable capacité d'adaptation et de réaction de notre profession au cours de cette période sans précédent.
En raison de la pandémie de COVID-19, les tribunaux du pays et la profession juridique canadienne ont adopté une variété de mesures visant à faciliter l’accès aux services juridiques. Certaines modifications apportées devraient rester en place, notamment les audiences virtuelles ou à distance.
La capacité d'offrir des audiences virtuelles ou à distance a contribué à moderniser le système de justice canadien et à améliorer l’accès à la justice.[1] Les clients bénéficieront des audiences virtuelles, car elles réduisent les coûts des procédures en éliminant les frais de déplacement et certaines dépenses associées à la participation à une audience en personne. L’abordabilité des litiges pour les clients permettra de plus en plus aux avocats juniors de participer à des audiences.
Les avocats juniors (spécialisés ou non dans la PI) devront se familiariser avec cette nouvelle réalité de plaider devant un tribunal et de perfectionner leurs compétences de représentation dans un environnement virtuel.
Pour aider ceux et celles qui n'ont jamais été exposés à la représentation virtuelle, j'ai compilé un certain nombre de trucs et d'astuces que je considère utiles :
1. Familiarisez-vous avec la plateforme virtuelle qui vous utiliserez.
Dans toutes les régions du pays, les tribunaux ont adopté une variété de plateformes, notamment Zoom, Microsoft Teams, WebEx de Cisco et Web RTC du Réseau vidéo pour la justice. Testez votre microphone pour confirmer que votre système de vidéoconférence produit fidèlement le son recherché. Prenez le temps de bien vous repérer si vous n'utilisez pas la plateforme sur une base régulière.
2. Installez un canal de communication différent pour votre équipe.
Utilisez une plateforme ou une application différente de celle utilisée pour l'audience virtuelle pour communiquer avec votre équipe et ce, pour éviter d’envoyer par erreur des messages destinés uniquement aux communications internes.
3. Préparez-vous bien et simplifiez-vous la vie.
Tous les documents que vous utiliserez ou qui feront l’objet d’un partage d’écran pour l'audience devraient être consultables à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Utiliser efficacement les hyperliens et les liens croisés vers vos références.
4. Installez votre ordinateur et votre espace de travail à l'avance.
Cela peut sembler évident, mais c’est néanmoins important. Rechargez la batterie de votre ordinateur et fermez toute application ou tout programme qui ne sera pas utilisé pendant l'audience. Désactivez les notifications par courriel et message texte pour limiter les distractions. Sauvegardez sur votre ordinateur tous les documents qui feront l’objet d’un partage d'écran. Installez-vous dans un endroit tranquille avec fond neutre (de préférence un mur blanc).
5. Préparez un plan B (en cas d’interruption d’internet).
Cela peut être difficile, selon l'emplacement, mais veillez à ce que votre téléphone puisse être relié à votre ordinateur.
6. Organisez vos fenêtres avec soin.
Utilisez les notes numériques situées juste à droite de votre caméra pour que les participants voient vos yeux et sentent que vous interagissez avec eux. Utilisez vos notes comme un guide et ne les lisez pas directement.
Voici quelques ressources que je considère utiles :
- Virtual Advocacy: Views from the Bench – Lenczner Slaght – Lauren Mills Taylor
- Audiences et services virtuels : Outils et ressources pour les usagers et le personnel des tribunaux – Comité d’action sur l’administration des tribunaux en réponse à la COVID-19, Commissariat à la magistrature fédérale Canada
- Audiences virtuelles à la Cour fédérale – Guide de l’utilisateur à l’intention du public et des médias – Cour fédérale
- Audiences virtuelles à la Cour fédérale – Guide de l’utilisateur à l’intention des participants – Cour fédérale
- Virtual Advocacy: Views from the Bench – Lenczner Slaght – Lauren Mills Taylor
- Pratiques exemplaires pour les audiences tenues à distance – Développées par le Groupe de travail sur les audiences électroniques, une collaboration de La Société des plaideurs, l’Association du Barreau de l’Ontario, la Fédération des Associations du Barreau de l’Ontario et l’Ontario Trial Lawyers Association
- Best Practices in a Zoom Courtroom – The Canadian Bar Association (British Columbia Branch)
- Using MS Teams in Online Court Proceedings – The Canadian Bar Association (British Columbia Branch)
- Connecting and Attending a Virtual Hearing Guide: For Counsel and Self-Represented Litigants – Alberta Court of Appeal
