Adopté le 20 septembre 2023

STATUTS

L’Institut de la propriété intellectuelle du Canada / Intellectual Property Institute of Canada (autrefois appelé Institut canadien des brevets et marques / Patent and Trademark Institute of Canada) a été fondé en 1926 par un groupe de professionnels canadiens de la propriété intellectuelle. L’Institut a été constitué en vertu des lois du Canada par lettres patentes et lettres patentes supplémentaires délivrées en 1935, 1957, 1979 et 1999, puis prorogé en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif en 2013. Ses objectifs sont :

(a)    représenter les intérêts des professionnels canadiens de la propriété intellectuelle.

(b)    influer sur l’évolution des lois relatives à la propriété intellectuelle ayant un effet potentiel au Canada, qu’elles aient été adoptées au Canada ou non.

(c)    être l’autorité reconnue et incontestable en matière de droit et de pratique dans le domaine de la propriété intellectuelle au Canada.

(d)    faire en sorte que les professionnels canadiens de la propriété intellectuelle aient des connaissances, une formation et une éthique de haut calibre.

(e)    favoriser la croissance des activités liées à la propriété intellectuelle dans l’économie canadienne.

RÈGLEMENT ADMINISTRATIF No 1

DÉFINITIONS

À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tout autre règlement administratif de l’Institut :

« Administrateur » s’entend d’un administrateur de l’Institut qui siège au sein du conseil d’administration;

« Année d’adhésion » sous-entend l’année civile;

« Assemblée générale annuelle » s’entend de l’Assemblée annuelle des membres, tel qu’énoncé au paragraphe 12(a);

« Comité de gouvernance » a le sens défini à l’alinéa 10(f)(i);

« Comité de vérification » a le sens défini à l’alinéa 10(f)(iii);

« Conseil » ou « le Conseil » s’entend du conseil d’administration de l’Institut;

« Dirigeant » s’entend d’un administrateur qui occupe la fonction de président et président du conseil, de vice-président, de secrétaire ou de trésorier;

« Loi » s’entend de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23), y compris les règlements pris en vertu de la Loi ou tout règlement qui pourrait les remplacer, ainsi que leurs modifications;

« Membre » s’entend d’un membre, peu importe la catégorie, admis en qualité de membre de l’Institut, conformément au présent règlement administratif; le mot « Adhésion » a un sens correspondant;

« Président sortant » s’entend du rôle d’une personne au cours de l’année suivant celle de la fin de son mandat à titre de président;

« Règle ou Règles » a le sens défini à l’article 25;

« Règlement administratif » s’entend du présent règlement administratif et de tout autre règlement administratif de l’Institut, ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;

« Résolution ordinaire » s’entend d’une résolution adoptée par une majorité simple des votes exprimés sur cette résolution par les membres ayant droit de vote à son égard;

« Résolution spéciale » s’entend d’une résolution adoptée par une majorité d’au moins les deux tiers (2/3) des votes exprimés sur cette résolution par les membres ayant droit de vote à son égard.

1. MEMBRES

(a) Catégories de membres

L’adhésion à l’Institut est limitée aux personnes de 18 ans et plus qui sont véritablement intéressées par les objectifs de l’Institut et qui possèdent les compétences requises pour devenir membres et être admises au sein d’une catégorie appropriée par résolution du Conseil et en vertu des règlements administratifs de l’Institut. Les membres de l’Institut sont répartis dans les catégories suivantes :

1. Membres avec distinction
2. Membres honoraires
3. Fellows
4. Associés
5. Associés en rôle interne
6. Fonctionnaires fédéraux
7. Affiliés
8. Gestionnaires agréés
9. Agents en formation
10. Membres étudiants
11. Membres émérites
12. Professeurs

et l’admission se fait par dépôt d’une demande à cet effet, sauf dans le cas des Membres avec distinction et des Membres honoraires.

Les demandes d’admission sont traitées conformément à l’article 5 du présent règlement administratif.

Seuls les Fellows, les Associés et les Associés en rôle interne ont un plein droit de vote à toute assemblée des membres. Seuls les Fellows peuvent siéger à titre de dirigeants de l’Institut, mais les Associés et les Associés en rôle interne ont le droit de siéger à titre d’administrateurs du Conseil, comme prévu à l’article 1(e) et 1(f) du présent règlement administratif. Les membres qui ne sont ni des Fellows ni des Associés et des Associés en rôle interne peuvent assister à toute assemblée des membres, mais ils n’ont pas le droit de vote et ils ne peuvent pas siéger au Conseil à titre de dirigeants ou d’administrateurs.

(b) Membres avec distinction

La personne qui porte honneur et prestige à l’Institut peut se voir attribuer le titre de Membre avec distinction si elle est ou a été membre de l’IPIC. L’attribution de ce titre nécessite une résolution du Conseil après examen des mises en candidature soumises par les membres de l’Institut. Les Membres avec distinction ne doivent verser aucuns frais d’admission ni d’autres cotisations, mais ils sont à tous autres égards assujettis aux règlements administratifs et autres règles de l’Institut. Les Membres avec distinction qui ont déjà été Fellows de l’Institut sont considérés, aux fins des règlements administratifs, comme étant toujours des Fellows, sauf en ce qui concerne le paiement des frais et cotisations.

(c) Membres honoraires

La personne qui porte honneur et prestige à l’Institut peut se voir attribuer le titre de Membre honoraire si elle n’est pas ou n’a pas été membre de l’IPIC. L’attribution de ce titre nécessite une résolution du Conseil après examen des mises en candidature soumises par les membres de l’Institut. Les Membres honoraires ne doivent verser aucuns frais d’admission ni d’autres cotisations, mais ils sont à tous autres égards assujettis aux règlements administratifs et autres règles de l’Institut.

(d) Fellows

Toute personne demandant à être admise à titre de Fellow doit :

i. résider au Canada;

ii. avoir été :

a) soit Associé pendant au moins sept (7) ans;

b) soit admissible au titre d’Associé pendant au moins sept (7) ans, au cours desquels elle a été soit Associé soit Affilié; et

iii. à titre d’occupation principale, avoir pratiqué à titre de résident du Canada pendant au moins sept (7) ans une ou plusieurs des fonctions suivantes:

a) agent de brevets, en tant que personne inscrite ainsi au Bureau canadien des brevets et résident du Canada;

b) agent de marques de commerce, en tant que personne inscrite au Bureau canadien des marques de commerce et résident du Canada;

c) avocat, notaire ou l’équivalent, dans une des provinces/territoires du Canada, dans le domaine des brevets, des marques de commerce, des dessins industriels ou du droit d’auteur.

(e) Associés

Toute personne demandant à être admise à titre d’Associé doit résider au Canada et avoir exercé au Canada, à titre d’occupation principale et pour la période indiquée ci-dessous, une ou plusieurs des fonctions énumérées ci-après :

i. avoir pratiqué dans le domaine des brevets pendant au moins deux (2) ans, dont 18 mois sous la supervision immédiate d’une personne admise à pratiquer en tant que résident du Canada auprès du Bureau canadien des brevets, à moins que, au moment de sa demande d’admission, cette personne soit admise à pratiquer à titre de résident du Canada auprès du Bureau canadien des brevets, auquel cas aucune preuve de supervision ne sera requise;

ii. avoir pratiqué dans le domaine des marques de commerce pendant au moins deux (2) ans, dont 18 mois sous la supervision immédiate d’une personne admise à pratiquer en tant que résident du Canada auprès du Bureau canadien des marques de commerce, à moins que, au moment de sa demande d’admission, cette personne soit admise à pratiquer en tant que résident du Canada auprès du Bureau canadien des marques de commerce, auquel cas aucune preuve de supervision ne sera requise;

iii. avoir pratiqué, pendant au moins deux (2) ans et à titre d’avocat autorisé à pratiquer le droit par le barreau de toute province du Canada ou de la Chambre des notaires de la province de Québec, le droit dans le domaine des brevets, des marques de commerce, des dessins industriels ou du droit d’auteur.

(f) Associés en rôle interne

Toute personne demandant à être admise à titre d’Associé en rôle interne doit résider au Canada et avoir exercé au Canada, à titre d’occupation principale et pour la période indiquée ci-dessous, une ou plusieurs des fonctions énumérées ci-après :

1. avoir pratiqué dans le domaine des brevets pendant au moins deux (2) ans, dont 18 mois sous la direction ou la supervision immédiate d’une personne admise à pratiquer en tant que résident du Canada auprès du Bureau canadien des brevets, à moins que, au moment de sa demande d’admission, cette personne soit admise à pratiquer à titre de résident du Canada auprès du Bureau canadien des brevets, auquel cas aucune preuve de direction ni de supervision ne sera requises,
2. avoir pratiqué dans le domaine des marques de commerce pendant au moins deux (2) ans, dont 18 mois sous la direction ou la supervision immédiate d’une personne admise à pratiquer en tant que résident du Canada auprès du Bureau canadien des marques de commerce, à moins que, au moment de sa demande d’admission, cette personne soit admise à pratiquer en tant que résident du Canada auprès du Bureau canadien des marques de commerce, auquel cas aucune preuve de direction ni de supervision ne sera requise;
3. avoir pratiqué, pendant au moins deux (2) ans et à titre d’avocat autorisé à pratiquer le droit par le barreau de toute province du Canada ou de la Chambre des notaires de la province de Québec, le droit dans le domaine des brevets, des marques de commerce, des dessins industriels ou du droit.

En plus, toute personne demandant à être admise à titre d’Associé en rôle interne doit avoir été, à titre d’occupation principale au moment de sa demande d’admission, à l’emploi d’un seul employeur et fournir des services uniquement à son employeur et au nom de ce dernier. Ledit employeur peut être une société ou une entreprise non constituée en société.

g) Fonctionnaires fédéraux

Toute personne demandant à être admise à titre de Fonctionnaire doit résider au Canada. En plus, toute personne demandant à être admise à titre de Fonctionnaire doit avoir été, à titre d’occupation principale, à l’emploi du gouvernement du Canada, du gouvernement d’une des provinces ou de l’un des territoires du Canada, d’une municipalité ou d’une municipalité régionale du Canada, ou d’un organisme de ceux-ci [mais pas une société d’État].

h) Pouvoirs discrétionnaires relatifs aux paragraphes (d), (e) et (f)

Dans le cas d’une demande d’admission à titre de Fellow, d’Associé ou d’Associé en rôle interne, lorsque le demandeur a, au cours d’une période substantiellement plus longue que celle spécifiée en ce qui a trait à l’occupation principale aux paragraphes 1(d), (e) ou 1(f), joué un rôle de premier plan dans le domaine des brevets, des marques de commerce, des dessins industriels ou du droit d’auteur, le Conseil peut, à sa discrétion, renoncer à l’application de l’expression « à titre d’occupation principale », qui paraît auxdits paragraphes.

Dans le cas d’une demande d’admission à titre de Fellow ou d’Associé formulée par une personne qui a déjà été membre de ladite catégorie mais qui, avant l’entrée en vigueur du présent règlement administratif, a été contrainte de renoncer à appartenir à cette catégorie car elle ne satisfaisait plus aux exigences en vertu desquelles elle avait été admise à cette catégorie, le Conseil peut, à sa discrétion, accepter la demande nonobstant les dispositions des paragraphes 1(d) et 1(e).

(i) Affiliés

Toute personne demandant à être admise à titre d’Affilié doit convaincre le Conseil qu’elle s’intéresse aux objectifs de l’Institut.

(j) Gestionnaires agréés

Toute personne demandant à être admise à titre de gestionnaire agréé doit convaincre le Conseil qu’a complété ou est en voie de compléter le programme de certification administré par la société qui mène à la désignation de Gestionnaire de marques agréé canadien ou de Gestionnaire de brevets agréé canadien.

(k) Membres émérites

Toute personne demandant à être admise à titre de Membre émérite doit;

i. avoir été un Fellow ou un Associé;

ii. avoir été membre de l’Institut pendant au mois vingt (20) ans;

iii. s’être tout à fait retirée du domaine des brevets, des marques de commerce, des dessins industriels et du droit d’auteur;

iv. convaincre le Conseil qu’elle n’utilisera le matériel que lui fera parvenir l’Institut que pour son usage personnel et non pas pour un usage professionnel ou autre;

à la condition toutefois que, si le demandeur est en grande partie retraité sans être toutefois pleinement retraité, le Conseil puisse, à sa discrétion, accepter la demande d’une telle personne à être admise à titre de Membre émérite et la soustraire aux exigences des alinéas 1(h)(iii) et (iv).

(l) Disposition transitoire

Toute demande d’admission ou de transfert en attente au moment de la mise en vigueur du présent règlement administratif peut être acceptée en vertu des dispositions de ce règlement administratif ou des règlements administratifs en vigueur au moment de la demande, selon l’option la plus favorable au demandeur.

(m) Agents en formation

Toute personne demandant à être admise à titre d’Agent en formation doit être un résident du Canada, et doit :
i. chercher à obtenir le titre d’agent de brevets ou d’agent de marques de commerce;
ii. avoir une relation contractuelle avec un agent de brevets inscrit ou un agent de marques de commerce inscrit qui a
accepté de superviser son travail à titre de stagiaire.

(n) Membres étudiants

Toute personne demandant à être admise à titre de Membre étudiant doit résider au Canada et doit :

i. convaincre le Conseil qu’elle s’intéresse aux objectifs de l’Institut;

ii. (A) soit être inscrite comme étudiant à temps plein dans une université ou un collège situé dans une province ou un territoire du Canada;

    (B) soit être un étudiant en droit en règle avec les règlements du Barreau d’une des provinces/territoires du Canada ou en règle avec les règlements de la Chambre des notaires du Québec.

(o) Professeurs

Toute personne demandant à être admise à titre de Professeur doit résider au Canada et ;

i. convaincre le Conseil qu’elle s’intéresse aux objectifs de l’Institut;

ii. être engagée à temps plein comme membre du corps enseignant dans une université ou un collège situé dans une province ou un territoire du Canada.

2. USAGE DES TITRES

Ni un Affilié ni un Gestionnaire agréé doit se présenter comme membre de l’Institut sur quelque en-tête de lettre ou dans quelque autre communication professionnelle. Tout autre membre qui désire se présenter comme membre de l’Institut sur quelque en-tête de lettre ou dans quelque autre communication professionnelle doit y spécifier la catégorie de membres à laquelle il appartient et peut le faire en utilisant une des abréviations suivantes :

3. CONSÉQUENCE D’UN CHANGEMENT DE QUALIFICATION

Tout membre qui ne satisfait plus aux exigences en vertu desquelles il avait été admis à la catégorie de membres à laquelle il appartient ne perd pas, de par ce seul fait, son adhésion à cette catégorie de membres.

4. STATUT DES MEMBRES EN VERTU DU RÈGLEMENT ADMINISTRATIF AMENDÉ

Tout membre admis à la date d’entrée en vigueur du présent règlement administratif demeure membre en vertu du présent règlement administratif et continue d’appartenir à la catégorie de membres à laquelle il appartenait, à moins d’une disposition contraire à cet effet.

5. ADMISSION et TRANSFERT DES MEMBRES

(a) Toute demande d’admission ou de transfert entre diverses catégories de membres doit être transmise au secrétaire pour ensuite être soumise au Conseil et inclure, au-dessus de la signature du demandeur, tous les renseignements requis pour convaincre le Conseil que le demandeur satisfait aux exigences de la catégorie de membres à laquelle il désire appartenir de même que son engagement à se conformer, s’il devient membre, aux règlements administratifs et au code de déontologie de l’Institut, tels qu’amendés de temps à autre. Toute autre information visant à aider le Conseil à déterminer l’admissibilité du demandeur doit être fournie par ce dernier à la demande du secrétaire. Une personne qui demande à être transférée à la catégorie des Fellows doit fournir à titre de références les noms d’au moins deux Fellows. Aucune référence ne sera exigée dans le cas d’une demande d’admission à une autre catégorie de membres que celle des Fellows.

(b) Nonobstant les dispositions de l’article 3, un membre admis à titre de Gestionnaire agréé, Membre étudiant ou de Professeur doit chaque année confirmer à l’Institut qu’il satisfait aux exigences de la catégorie de membres à laquelle il appartient tel que spécifié à l’article 1, sans quoi il est automatiquement transféré à la catégorie des Affiliés et doit ainsi acquitter la cotisation annuelle imposée aux membres de cette catégorie.

6. APPROBATION DES DEMANDES

La demande d’admission ou de transfert d’une catégorie de membres à une autre entre en vigueur une fois que toutes les conditions mentionnées dans les règlements administratifs de l’Institut sont remplies et que cette demande est approuvée par le Conseil.

7. FRAIS ET COTISATIONS

(a) Tout membre (sauf un Membre avec distinction ou un Membre honoraire) doit acquitter les droits d’admission de même que les cotisations annuelles exigibles pour la catégorie de membres à laquelle il appartient, tel que prescrit par résolution des membres habilités à voter à une Assemblée générale annuelle. Cette résolution doit, dans le cas d’une assemblée, être adoptée par résolution ordinaire. La cotisation annuelle est payable le 1er janvier de chaque année.

(b) Toute demande d’admission doit être accompagnée des droits d’admission, ainsi que de la cotisation annuelle pour l’année en cours. Ces droits et cette cotisation sont remboursés si l’admission est refusée. La cotisation annuelle pour l’année de la demande peut être établie au prorata selon un calendrier préparé par le Conseil et selon la date de la demande.

(c) Toute personne demandant un transfert à une catégorie de membres dont les droits d’admission sont plus élevés doit annexer à sa demande des frais de transfert équivalents à :

i. la différence entre les frais d’admission des deux catégories; et

ii. la différence entre les cotisations annuelles des deux catégories; lorsqu’une demande de transfert est acceptée après le 1er octobre d’une année, aucune cotisation annuelle majorée pour cette année n’est requise et la portion de la cotisation annuelle soumise avec la demande et représentant la différence entre les cotisations annuelles des deux catégories de membres doit être soit remboursée, soit portée au crédit de l’année subséquente.

iii. nonobstant les alinéas 7(c)(i) and (ii), les Associés qui transfèrent à la catégorie de membres Fellow ne seront pas tenus de payer un frais de transfert pour l’année d’adhésion en cours; ils commenceront plutôt à payer la cotisation de la catégorie de membre Fellow au cours de la prochaine année d’adhésion.

(d) Si un membre n’a pas acquitté sa cotisation le 1er mars de l’année, le secrétaire doit lui envoyer un avis; si le membre n’a toujours pas acquitté sa cotisation deux mois après l’envoi de cet avis, il est présumé que le membre a mis fin à son adhésion. Le secrétaire doit envoyer audit membre un avis à cet effet. Sur demande et sur paiement de la cotisation arriérée et des frais de réintégration que le Conseil pourrait prescrire, le membre est réhabilité en autant que la demande et les frais soient reçus par le Conseil au plus tard à la fin de l’année civile au cours de laquelle la résiliation a eu lieu. Après la fin de cette année civile, le membre doit présenter une nouvelle demande pour être réadmis.

(e) Le Conseil, à sa discrétion, peut réduire ou éliminer la cotisation d’un membre, toutes catégories confondues, durant une période de temps définie par le Conseil, dans le cas où le Conseil juge que la capacité dudit membre de payer ladite cotisation est minée par la maladie, une perte d’emploi, un congé parental ou toute autre raison qui justifie la réduction ou l’élimination de la cotisation selon le Conseil.

8. RETRAIT DES MEMBRES

Tout membre peut en tout temps se retirer de l’Institut en transmettant un avis écrit au secrétaire. Cependant, un tel retrait ne libère pas le membre de l’obligation de payer tout frais ou cotisation alors exigible. Tout membre de l’Institut qui se retire ne reçoit aucun remboursement de frais ou de cotisation.

9. SCEAU

Le secrétaire aura la garde du sceau de l’Institut et pourra, à l’aide de ce sceau, certifier tout document émis par l’Institut.

10. CONSEIL D’ADMINISTRATION

(a) Dirigeants

Les dirigeants de l’Institut doivent être des Fellows de l’Institut et comprendre un président et président du conseil d’administration, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Seuls des Fellows peuvent être mis en candidature, être élus et poursuivre leur mandat à titre de dirigeants de l’Institut.

(b) Composition du Conseil

Le Conseil de l’Institut doit être composé des dirigeants nommés au paragraphe 10(a), ainsi que d’au moins trois (3) et d’au plus six (6) administrateurs, tel que prescrit par une résolution ordinaire des membres, à condition que cette règle n’entre en vigueur que si elle est approuvée par une résolution des membres habilités à voter et qu’en l’absence de toute règle de la sorte, les administrateurs soient au nombre de cinq (5). Seuls des Fellows ou des Associés peuvent occuper les postes d’administrateurs du Conseil.

(c) Devoir du Conseil

Le Conseil doit diriger le travail de l’Institut conformément aux objectifs, aux règlements administratifs, au code de déontologie et aux autres règles de l’Institut.

(d) Élections

Les dirigeants et les administrateurs doivent être élus par résolution à l’Assemblée générale. Ils exercent leurs fonctions de la clôture de l’Assemblée à la clôture de l’Assemblée générale au cours de laquelle leurs successeurs sont élus. Si une vacance survient au Conseil, les membres restants du Conseil doivent immédiatement élire un Fellow ou un Associé, selon le cas, en tenant compte des recommandations du Comité de gouvernance, pour combler cette vacance.

(e) Durée maximale du mandat des administrateurs non dirigeants

Un administrateur non dirigeant peut servir un maximum de deux mandats consécutifs d’un an, excluant toute année partielle au cours de laquelle l'administrateur aura été nommé pour combler une vacance au Conseil, ou s’il s’agit d’un président sortant. Après deux mandats consécutifs d’un an, la personne concernée doit observer une absence minimale d’un an au sein du Conseil avant de pouvoir servir de nouveau à titre d’administrateur.

(f) Comités du Conseil

(i) Comité de gouvernance

Le Conseil devra former, parmi ses administrateurs, un Comité de gouvernance qui sera responsable d’examiner et de surveiller la gouvernance de l’Institut, y compris sans s’y limiter, recommander la nomination des administrateurs au Comité des candidatures, nommer les candidats pour combler les postes vacants au sein du Conseil, étudier les conflits d’intérêt et suggérer les révisions des règlements administratifs de l’Institut.

(ii) Comité des candidatures

Au moins deux mois avant l’Assemblée générale annuelle, le Conseil doit former un comité des candidatures afin de présenter une liste des dirigeants et d’administrateurs pour l’année à venir. Le rapport du comité des candidatures doit être annexé à l’avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle.

(iii) Comité de vérification

Le Conseil devra former, parmi ses administrateurs, un Comité de vérification de trois (3) membres composé du président et président du conseil, du trésorier et d’un autre administrateur. Le Comité de vérification examinera les volets financiers de l’Institut et en informera le Conseil, en plus de nommer annuellement un vérificateur pour considération du Conseil et cette nomination devra être approuvée par les membres dans le cadre de l’Assemblée générale annuelle.

(g) Autres candidatures pour le Conseil

Les candidatures soumises par le comité des candidatures ne doivent pas exclure les candidatures proposées pour le Conseil lors de l’Assemblée générale annuelle, mais un avis écrit de toute proposition de ce type doit être transmis au secrétaire au moins cinq (5) jours avant l’Assemblée générale annuelle.

(h) Cessation des fonctions

Un poste d’administrateur devient automatiquement vacant lorsque :

(i) ledit administrateur fait faillite;

(ii) ledit administrateur est déclaré inapte par une juridiction compétente;

(iii) ledit administrateur décède;

(iv) ledit administrateur démissionne par avis écrit à l’Institut;                

(v) dans le cas d’un dirigeant, ledit administrateur cesse d’être un Fellow;

(vi) dans le cas d’un administrateur non dirigeant, ledit administrateur cesse d’être un Fellow ou un Associé; ou

(vii) les membres, par résolution ordinaire, démettent de ses fonctions ledit administrateur, avec ou sans motifs.

11. RÉUNIONS DU CONSEIL

(a) Convocation des réunions

Les réunions du Conseil doivent être tenues sur convocation du président et président du Conseil ou à la demande écrite de trois (3) membres du Conseil.

(b) Quorum

La participation d’une majorité d’administrateurs constituera le quorum pour toute réunion du Conseil.

(c) Majorité des voix

À toute réunion du Conseil, chaque question sera déterminée par une simple majorité des votes exprimés pour ladite question. La personne qui préside la réunion n’a pas le droit d’exprimer une deuxième voix, ni n’a de voix prépondérante, autre que son vote initial à titre d’administrateur.

(d) Participation par voie électronique ou téléphonique

Un administrateur peut participer à une réunion du Conseil ou aux travaux d’un comité du Conseil par tout moyen téléphonique ou électronique qui permet à l’ensemble des participants de communiquer convenablement entre eux durant la réunion. Un administrateur qui participe ainsi à la réunion est réputé, aux fins de la Loi, avoir été présent à cette réunion.

(e) Avis

Un avis précisant la date, l'heure et le lieu d’une réunion du Conseil est donné à chaque administrateur au plus tard quarante-huit (48) heures avant l’heure prévue. Cet avis n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun d’entre eux ne s’oppose à la tenue de la réunion ou que les membres absents ont renoncé à l’avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L’avis d’ajournement d’une réunion n’est pas nécessaire si la date, l’heure et le lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire des règlements administratifs, il n’est pas nécessaire que l’avis de réunion du Conseil précise l’objet ou l’ordre du jour de la réunion, mais cet avis doit faire état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui est abordé lors de la réunion.

12. ASSEMBLÉES DES MEMBRES
 

(a) l’Assemblée générale doit être tenue chaque année, à l’heure et au(x) jour(s) fixés par le Conseil.

(b) Les rencontres des membres, y compris l’Assemblée générale annuelle, se tiennent au Canada, dans le lieu que choisit le Conseil.

(c) Si l’Institut met à disposition un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre qui permet à tous les participants de communiquer convenablement entre eux durant une réunion des membres, toute personne habilitée à participer à ladite réunion pourra le faire par moyen téléphonique, électronique ou autre, selon les modalités prévues par la Loi. Toute personne qui participe ainsi à une réunion est réputée être présente à la réunion. Nonobstant toute autre disposition du présent règlement administratif, toute personne qui participe à une réunion conformément au présent article 12 et qui a droit de vote à ladite réunion peut y exprimer son vote, conformément à la Loi, par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre mis à disposition par l’Institut à cette fin.

(d) Si les administrateurs ou les membres convoquent une réunion conformément à la Loi, ces administrateurs ou ces membres peuvent, le cas échéant, déterminer que la réunion sera tenue, conformément à la Loi, entièrement par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre qui permet aux participants de communiquer convenablement entre eux durant la réunion.

(e) Une assemblée spéciale des membres doit être tenue sur convocation du Conseil ou à la demande écrite de dix (10) membres habilités à voter (ou 5 % des membres habilités à voter, si moins de 200 membres sont habilités à voter), à l’heure, au(x) jour(s) et à l’endroit que le Conseil détermine. L’expression « assemblée spéciale » contenue au présent règlement administratif doit inclure une assemblée spéciale d’une ou de plusieurs catégories de membres.

(f) L’avis mentionnant le jour, l’heure et l’endroit de l’Assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale spéciale, de même que la nature générale des affaires à être traitées à cette assemblée (y compris toute résolution à l’étude à une telle assemblée, qui cadre dans les compétences des membres habilités à voter et qui a été proposée par le Conseil ou par des membres habilités à voter), doit être transmis au moins 21 jours à l’avance dans tous les cas et au plus 35 jours à l’avance s’il est transmis par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre :

i. s’il s’agit d’une Assemblée générale annuelle, l’avis doit être envoyé à chaque membre, ainsi qu’à chaque administrateur et au vérificateur;

ii. s’il s’agit d’une assemblée spéciale, l’avis doit être envoyé au moins à chaque membre habilité à voter à ladite assemblée, ainsi qu’à chaque administrateur et au vérificateur.

13. ERREURS ET OMISSIONS

La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou au vérificateur, ou la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’Institut a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.

14. QUORUM

La participation d’au moins cinquante (50) membres habilités à voter constitue le quorum à toute assemblée des membres pour ce qui est de la conduite de toute affaire.

15. DROIT DE VOTE

Aux assemblées des membres, seuls les Fellows, les Associés et les Associés en rôle interne, non visés par une suspension, sont habilités à voter à une assemblée des membres, pour ce qui est des affaires de l’Institut requérant un vote des membres.

16. VOTE

Toute proposition qui cadre dans les compétences des membres habilités à voter, en vertu des dispositions de la Loi et du présent règlement administratif, peut être approuvée par un vote pris à une assemblée générale ou par scrutin postal sous la direction du Conseil. À moins d’une disposition contraire prévue dans la Loi ou dans le présent règlement administratif, une résolution est adoptée. par voie de résolution ordinaire. À une assemblée générale, le vote s’effectue à main levée, sans égard aux procurations, à moins qu’une personne habilitée à voter ne demande la tenue d’un scrutin.

17. PROCURATIONS

À une assemblée des membres, tout membre habilité à voter qui ne peut être présent peut voter par procuration, conformément aux dispositions de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

18. ÉTATS FINANCIERS ANNUELS

Au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, l’Institut peut publier un avis indiquant que ces documents sont disponibles sur le site Web de l’Institut. Tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au bureau de l’Institut ou par courrier.

19. PRÉSIDENT ET PRÉSIDENT DU CONSEIL

Le président et président du Conseil doit présider toutes les réunions du Conseil et assemblées générales, et superviser la gestion des affaires de l’Institut. Lorsque délégué par le président ou en l’absence de ce dernier, le vice-président doit remplacer le président et président du Conseil. En l’absence du président et président du Conseil et du vice-président, un administrateur désigné par le Conseil doit exercer les fonctions de président et président du Conseil.

20. SECRÉTAIRE

Le secrétaire a la responsabilité de donner les avis, de conserver le sceau, de tenir les registres de toutes les assemblées des membres et des réunions du Conseil, de signer les procès-verbaux et de remplir tous les autres devoirs qui peuvent lui être assignés de temps à autre par voie de résolution du Conseil. Le Conseil peut déléguer les devoirs du secrétaire au chef de la direction.

21. TRÉSORIER

Le trésorier doit percevoir toutes les sommes dues à l’Institut et acquitter toutes les sommes suivant les directives du Conseil. Il doit tenir des relevés de compte relatifs à toutes les entrées de fonds et à toutes les dépenses ainsi que produire ces relevés aux réunions du Conseil, lorsque requis par le Conseil. Les relevés doivent être vérifiés annuellement. Le Conseil peut déléguer les devoirs du trésorier au chef de la direction.

22. CHEF DE LA DIRECTION

Un chef de la direction peut être embauché selon les conditions fixées par le Conseil, sans avoir à être obligatoirement membre de l’Institut. Le chef de la direction est le cadre de direction de l’Institut sous l’autorité du président et président du Conseil, et du Conseil.

Le chef de la direction est responsable devant le Conseil de la direction des activités quotidiennes de l’Institut selon les politiques établies de temps à autre par le Conseil. Il est responsable de l’organisation du travail de l’Institut et de l’embauche, de la supervision, de la direction et du congédiement des employés, selon les politiques en matière de personnel établies de temps à autre par le Conseil. Il doit exercer les fonctions, y compris celles énoncées dans les articles 20 et 21, que le Conseil pourra ordonner.

23. VÉRIFICATEUR

Par voie de résolution adoptée lors de chacune des assemblées générales, les membres doivent nommer à titre de vérificateur un comptable agréé (ou une firme de comptables agréés) pour vérifier les comptes de l’Institut pour la période se terminant à l’Assemblée générale suivante. Le trésorier doit présenter à chaque assemblée générale annuelle les états financiers annuels préparés par ce vérificateur, incluant un bilan, un état du résultat étendu (ou un état des bénéfices non répartis), un état des variations des capitaux propres (ou un compte de résultat) et un état des flux de trésorerie (ou un état de l’évolution de la situation financière) et le rapport afférent du vérificateur.

24. EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier se termine le 30 avril de chaque année.

25. RÈGLES

(a) Sous réserve du paragraphe 7(a) relatif aux frais et cotisations des membres, le Conseil peut, lorsqu’il le juge utile ou nécessaire, par résolution, établir, abroger ou amender des règles à la condition que ces règles ne soient pas incompatibles avec les statuts et les règlements administratifs de l’Institut. Ces règles peuvent inclure un code de déontologie (lequel peut prescrire les actes et omissions considérés comme constituant une dérogation au code de déontologie et prévoir des sanctions disciplinaires incluant le blâme, la réprimande, la suspension ou l’expulsion des membres qui commettent de tels actes ou omissions).

(b) Toute règle en vigueur au moment où le présent règlement administratif prend effet demeure en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit amendée ou abrogée conformément au présent règlement administratif.

(c) Aucune règle relative à un code de déontologie ne doit prendre effet à moins qu’elle ne soit approuvée par une résolution des membres habilités à voter dans le cadre de la prochaine assemblée générale.

(d) Pourvu que, lorsque cela est nécessaire, l’approbation requise au paragraphe (c) du présent article a été obtenue, toutes les règles ainsi que les abrogations et les amendements apportés à ces règles prennent effet au moment stipulé par le Conseil en prévoyant cependant, lorsque le Conseil le juge nécessaire, une période de préavis raisonnable pour les membres.

(e) Toute règle ou tout amendement à une règle peut être abrogé et toute abrogation d’une règle ou d’un amendement à une règle peut être rescindée par résolution adoptée dans le cadre d’une réunion du Conseil.

26. DISCIPLINE DES MEMBRES ET DROIT D’APPEL

Le Conseil peut, à sa seule discrétion, réprimander, suspendre ou expulser tout membre pour un ou plusieurs des motifs suivants :

1.     Violation de toute disposition d’un article, d’un règlement administratif ou d’une règle écrite de l’Institut;

2.     Conduite jugée préjudiciable pour l’Institut ou la profession;

3.     Tout autre motif que le Conseil considère approprié, eu égard aux objectifs de l’Institut.

Si le Conseil détermine qu’un membre devrait être réprimandé, suspendu ou expulsé, le président et président du Conseil ou tout autre administrateur désigné par le Conseil doit envoyer au membre concerné un avis écrit de 30 jours dans lequel il précise la décision du Conseil de le réprimander, le suspendre ou l’expulser, en plus de lui indiquer les motifs de ladite mesure disciplinaire (« Avis »). Le membre concerné a le droit d’en appeler de cette décision dans le cadre d’une assemblée des membres de l’Institut en soumettant un avis d’appel au secrétaire de l’IPIC et ce, dans les 30 jours suivant la date de réception de l’avis (« Dépôt d’appel ». L’avis d’appel doit énoncer les motifs précis de l’appel. L’appel sera entendu et décidé dans le cadre de la prochaine assemblée des membres de l’Institut qui aura lieu au moins 30 jours après la date du dépôt de l’appel (« Assemblée »). La mesure disciplinaire déterminée par le Conseil pourra uniquement être renversée par un vote majoritaire des membres habilités à voter qui sont présents à cette assemblée et qui y expriment leur vote.

27. AMENDEMENT DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution spéciale des membres est requise pour amender les articles 1, 3, 4, 5, 7(a), 12(f), 17 et 27 du présent règlement administratif, si ces amendements concernent les droits et/ou les conditions d’adhésion énoncés aux alinéas 197(1)(e), (h), (l) ou (m) de la Loi.

Sous réserve du paragraphe précédent, le Conseil peut de temps à autre édicter de nouveaux règlements administratifs et abroger, amender ou adopter de nouveau les règlements administratifs de l’Institut. Les règlements administratifs ainsi édictés, abrogés, amendés ou adoptés de nouveau prennent effet immédiatement jusqu'à la prochaine assemblée des membres où il y aura confirmation, rejet ou modification de ceux-ci par les membres par résolution ordinaire. Si le règlement administratif, sa modification, son abrogation ou sa nouvelle adoption est confirmé ou confirmé tel que modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification, son abrogation ou sa nouvelle adoption cesse d'être en vigueur s'il n'est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s'il est rejeté par les membres à l'assemblée.

Tous les règlements administratifs précédents de l’Institut sont abrogés après l’entrée en vigueur du présent règlement administratif. Cette abrogation ne touche pas l’application antérieure d’un règlement administratif, ni la validité d’un geste accompli, d’un droit ou d’un privilège acquis ou d’une obligation ou d’une responsabilité contractée en vertu de ce règlement administratif, ni la validité d’une entente ou d’un contrat passé en vertu de ce règlement administratif, ni la validité des lettres patentes de l’Institut obtenues aux termes de ce règlement administratif avant son abrogation. Tous les administrateurs, tous les dirigeants et toutes les personnes qui agissent en vertu d’un règlement ainsi abrogé continuent d’agir comme s’ils avaient été nommés en vertu de ce règlement administratif et toutes les résolutions des membres ou du Conseil ayant un effet permanent et qui ont été adoptées aux termes d’un règlement administratif abrogé restent valables, sauf dans la mesure où elles sont incompatibles avec le présent règlement administratif et jusqu’à ce qu’elles soient modifiées ou abrogées.

28. PUBLICATIONS

Le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle, de même que tous les rapports concernant les activités de l’Institut, tel que pourra en décider le Conseil, devront être mis à la disposition des membres en version imprimée ou électronique. Tout autre rapport des activités de l’Institut traitant des affaires de l’Institut, tels que des rapports de comités non publiés, des comptes-rendus des réunions du Conseil, ou autres documents semblables, que le Conseil décide de rendre disponibles à certains membres est réputé constituer une communication privée adressée au membre ou membres en recevant copie et ne devra en aucun temps être divulgué à d’autres membres ou à des non-membres sans l’autorisation écrite du secrétaire.

29. LANGUES OFFICIELLES

Le français et l’anglais sont les langues officielles de l’Institut. Un membre peut utiliser l’une ou l’autre de ces deux langues dans les débats et dans toute correspondance avec l’Institut. La traduction simultanée peut être offerte à toutes les assemblées de l’Institut et ces deux langues peuvent être utilisées dans les publications de l’Institut lorsque, de l’avis du Conseil, une telle disposition semble nécessaire et en justifie la dépense.

30. INDEMNITÉ/LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

Indemnité

(a) Sous réserve des dispositions de la Loi, l’Institut indemnise un membre de son effectif contre toute perte découlant d’actes préjudiciables. Dans cet article :

(i) « Membre de l’effectif » comprend les administrateurs, les dirigeants, les bénévoles et les employés de l’Institut, ainsi que toute personne qui agit ou qui a agi à titre d’administrateur ou de dirigeant, à la demande de l’Institut;

(ii) « Pertes » s’entend des : (A) dommages et intérêts compensatoires d’une tierce partie pour transiger sur un procès ou exécuter un jugement, (B) amendes et sanctions au civil et (C) montants pour lesquels le personnel est présumé ou reconnu responsable d’actes préjudiciables, en plus des coûts et dépenses raisonnables encourus dans le cadre de l’enquête et de la défense de toute réclamation et procédure juridique contre ledit  membre de l’effectif présumant des actes préjudiciables, pourvu que ledit membre de l’effectif collabore pleinement dans ladite enquête ou défense;

(iii) « Acte préjudiciable » s’entend : de tout acte et de toute erreur ou omission présumé ou réel d’un membre de l’effectif qui agit honnêtement et de bonne foi dans les meilleurs intérêts de l’Institut et dans sa capacité à titre d’administrateur, de dirigeant, de bénévole ou d’employé de l’Institut, qui entraîne des pertes.

(b) Aucun élément du présent règlement administratif ne limite :

(i) le droit de l’Institut d’obtenir et de maintenir une couverture d’assurance pour les pertes, y compris une protection d’assurance pour pertes supplémentaires et actes préjudiciables;

(ii) le droit, pour toute personne autorisée à bénéficier de l’indemnité, de réclamer cette indemnité, compte tenu des dispositions du présent règlement administratif.

Limitation de responsabilité

(c) Chaque administrateur et dirigeant de l’Institut, dans l’exercice de ses pouvoirs et l’exécution de ses fonctions :

(i) agira honnêtement et de bonne foi dans les meilleurs intérêts de l’Institut; et

(ii) s’acquittera de ses responsabilités avec le soin, la diligence et la compétence d’une personne raisonnablement prudente dans des circonstances comparables.

(d) Sous réserve de ce qui précède, aucun membre de l’effectif ne sera responsable :

(i) des actes, des erreurs ou des omissions de tout autre membre de l’effectif ou de tout contractant ou consultant de l’Institut;

(ii) de s’être joint à tout acte de conformité; ou

(iii) de toute perte, de tout dommage ou de tout frais subi ou encouru par l’Institut ou ses membres par l’entremise de : (A) l’insuffisance ou la déficience reliée à un titre de propriété acquis par l’Institut ou pour, ou au nom de l’Institut; (B) l’insuffisance ou le manque de garanties dans lesquels l’argent de l’Institut sera investi; (C) la faillite, l’insolvabilité ou la malveillance d’une personne avec qui de l’argent, des garanties ou des effets de l’Institut doivent être versés; ou (D) une erreur de jugement commise par ledit membre de l’effectif dans l’exercice de ses pouvoirs ou l’exécution de ses fonctions.

(e) Aucun élément du présent règlement administratif ne dispense un administrateur ou un dirigeant de son obligation d’agir conformément aux dispositions de la Loi ou de sa responsabilité découlant de toute violation de ses obligations.

31. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants ou membres d’un comité de l’Institut résulte des articles de la Loi ou des règlements administratifs ou est lié à ces derniers ou de tout aspect des activités et affaires de l’Institut n’est pas résolu dans le cadre de rencontres privées entre les parties concernées, ce différend ou cette controverse sera résolu par le processus de règlement des différends suivant pour éviter qu’une des parties intente un procès ou une action en justice :

(a) le différend sera réglé par arbitrage devant un seul arbitre, conformément à la Loi sur l’arbitrage de 1991 (Ontario) et le siège de l’arbitrage sera à Ottawa (Ontario), Canada. Les procédures d’arbitrage se tiendront à Ottawa (Ontario), Canada, ou à un endroit autrement accepté par les parties concernées. Toutes les procédures liées à l’arbitrage demeureront confidentielles et aucun renseignement ne sera divulgué. La décision de l’arbitre sera finale et exécutoire et elle ne pourra pas être portée en appel pour une question de fait, une question de droit ou une question mixte de droit et de fait;

(b) tous les coûts de l’arbitrage seront à la charge des parties concernées et l’arbitre déterminera dans quelle proportion les frais seront payés par chacune des parties.